Spółki24.pl

Rada Nadzorcza w spółce z o.o.

Drukuj

Tags: nadzor | rada nadzorcza | spolka z o.o. | uprawnienia kontrolne

Niniejszy artykuł jest kolejnym artykułem z cyklu opracowań przybliżających czytelnikowi spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością jako formę prawną prowadzenia działalności gospodarczej. Artykuł ten w całości poświęcony jest radzie nadzorczej spółki. Dzięki lekturze poniższego artykułu dowiesz się m. in.:

  • Czym jest rada nadzorcza w spółce z o.o.
  • Kto i w jaki sposób ją powołuje
  • Kto może być członkiem rady nadzorczej
  • Jakie są kompetencje tego organu
  • W jakim trybie „pracuje” rada nadzorcza

Zagadnienia ogólne

Rada nadzorcza jest jednym z organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przewidzianych w polskim systemie prawnym. Razem z zarządem zaliczana jest do tzw. „organów menadżerskich”. Rada nadzorcza w strukturze organizacyjnej spółki z o.o. odpowiada za sprawowanie kontroli nad jej  działalnością  Już w tym momencie należy zaznaczyć, że jest to organ fakultatywny. Oznacza to, że jego powołanie, co do zasady, zależy jedynie od woli wspólników. Podkreślenia jednak wymaga, iż istnieje przymus powołania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, jeżeli kapitał zakładowy spółki przekracza 500.000 złotych, przy jednoczesnej liczebności wspólników powyżej 25, jednak ze względu na specyfikę spółki z o.o., jako spółki  przeznaczonej głównie dla wąskiego grona wspólników, z taką sytuacją mamy do czynienia incydentalnie.

Kontrola działalności spółki
Ustawodawca przewidział dla spółki z o.o. następująca warianty sprawowania kontroli nad jej działalnością:

  • indywidualna kontrola przysługująca każdemu wspólnikowi
  • kontrola biegłego rewidenta wyznaczonego przez sąd rejestrowy
  • kontrola sprawowana przez organ spółki – organem tym może być rada nadzorcza


Podstawa prawna

Podstawowym aktem prawnym regulującym zagadnienie omawiane przez niniejszy artykuł jest Kodeks Spółek Handlowych. Możliwe jest również ustanowienie regulaminu działania rady nadzorczej, określającego np. obowiązki i funkcjonowanie rady, tryb posiedzeń czy tryb powoływania ciał doradczych.

Procedura powołania rady nadzorczej
Powołanie rady nadzorczej w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może nastąpić na 2 etapach:

  • powołanie na etapie zakładania spółki mocą umowy;
  • powołanie na podstawie uchwały wspólników w trakcie istnienia spółki.

Jak już zostało wskazane dla spółki z o.o. rada nadzorcza jest organem fakultatywnym poza wyjątkiem omówionym powyżej, dlatego też jednie od woli wspólników zależy czy do treści umowy spółki załączą oni postanowienia odnoszące się do powołania tego organu. Odnośnie wyjątku kiedy powołanie rady jest obligatoryjne, nie nasuwają się żadne wątpliwości jeżeli oba warunki zostały spełnione kumulatywnie jeszcze na etapie tworzenia spółki – wtedy już na mocy umowy spółki powołuje się radę, jednak można się zastanowić co w przypadku gdy w wyniku rozwoju spółki doszło do wypełnienia dyspozycji przepisu. Otóż w doktrynie przyjmuje się, że wystarczające jest podjecie uchwały wspólników bez wprowadzania zmian do treści umowy spółki, aczkolwiek wskazane jest jednoczesne wprowadzenie zmian do umowy spółki ustanawiające ten organ.

Kadencja rady nadzorczej
Może zostać określona zarówno rocznie np. 1 rok, 3 lata, w miesiącach np. 24 miesiące, bądź też w dniach Szczególną formą kadencji, jest kadencja wspólna, która została omówiona w punkcie "Wygaśnięcie mandatu".

Skład osobowy oraz wymagania odnośnie kandydatów
Jeżeli chodzi o powołanie składu osobowego rady to najczęściej następuje na podstawie uchwały wspólników. Możliwym jest jednak, że umowa spółki przewiduje inny tryb powołania jej członków. Przykładowo można przekazać powyższe uprawnienie tylko jednemu ze wspólników lub grupie wspólników działających łącznie - jako uprawnienie osobiste wspólnika lub wspólników.

Jeżeli wspólnicy nie zrzekli się w umowie prawa do powoływania członków rady, to wyboru dokonują na zgromadzeniu wspólników, większością bezwzględną oddanych głosów- chyba, że umowa stanowi inaczej, dodatkowo ze względu na treść art. 247§2 KSH głosowanie nad powołaniem jak i odwołaniem członka rady, odbywa się z zachowaniem tajności.
Jeżeli chodzi o liczbowe ujęcie składu rady nadzorczej to przepisy KSH wyznaczają bezwzględnie jedynie minimalną granicę, która wynosi 3 członków.
Przed osobami będącymi kandydatami na członka rady nadzorczej nie stawia się dodatkowych wymagań poza przewidzianymi w art. 18 KSH, z którego wynika, że członkiem organu w spółce z o.o. nie może być osoba prawna lub osoba fizyczna nieposiadająca pełnej zdolności do czynności prawnych, jak też osoba skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa określona w rozdziałach XXXIII-XXXVII Kodeksu Karnego. Członkowie rady nadzorczej w przypadku braku innych uregulowań umowy powoływani są na okres jednego roku.

Zasada incompatibilitas
Ustawodawca wyłączył jednak możliwość pełnienia funkcji członka rady nadzorczej przez określone kategorie osób. Zakazane jest pełnienie funkcji członka rady łącznie z:

  • członkostwem w zarządzie,
  • byciem prokurentem,
  • likwidatorem,
  • kierownikiem zakładu lub oddziału.

Warto wyjaśnić jaki będzie skutek powołania na członka rady jednej z wymienionych powyżej osób. W takiej sytuacji będziemy mieli do czynienia z nieważnością takiego wyboru, a w konsekwencji wszelkie działania podejmowane przez tą osobę uważać się będzie za niebyłe. Powyższe jednakże nie musi prowadzić do nieważności uchwał podejmowanych przez Radę Nadzorczą w momencie kiedy osoba ta „wchodziła” w skład organu. Również zatrudniony w spółce radca prawny jak i adwokat objęci są zakazem incompatibilitas. Powyższe zastrzeżenie dotyczy również osób podlegających bezpośrednio członkowi zarządu bądź likwidatorowi.


Procedura odwołania
Jeżeli chodzi o odwołanie członków rady nadzorczej to może to nastąpić w każdej chwili na mocy uchwały wspólników. Członkowstwo w Radzie Nadzorczej następuje również w momencie wygaśnięcia ich mandatu. Można zadać sobie pytanie co jeśli wspólnicy zrzekli się prawa do powoływania członków rady oddając to prawo innemu wspólnikowi jako uprawnienie osobiste? Nadanie takiego uprawnienie nie stanowi żadnej przeszkody w wykonywaniu przysługującego im jako Zgromadzenia Wspólników uprawnienia odnośnie odwoływania członków rady. Istotnym jest również, że możliwość odwołania na mocy uchwały jest niezależna od zaistnienia szczególnych zdarzeń.

Wygaśnięcie mandatu
Na wstępie warto rozróżnić pojęcie mandatu i kadencji. Mandat jest uprawnieniem do sprawowania funkcji członka rady nadzorczej, natomiast kadencja określa ramy czasowe trwania mandatu. W regulacji ustawowej momentem wygaśnięcia mandatu jest dzień odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka rady nadzorczej, jeżeli w powołaniu określono dłuższy okres kadencji to dniem wygaśnięcia mandatu jest dzień zatwierdzenia sprawozdania finansowego za ostatni pełny rok pełnienia funkcji. Dla przykładu, przyjmijmy, że powołanie nastąpiło z dniem 5 maja 2006 roku (przy założeniu, że rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy):

 

  • przy rocznej kadencji (na okres od 5 maja 2006 roku do 4 maja 2007) mandat wygaśnie wraz z dniem zatwierdzenia sprawozdania za 2007 rok (rok 2007 będzie pierwszym pełnym rokiem obrotowym pełnienia funkcji), czyli w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2008 – zależnie od daty odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2007,
  • przy 3 letniej kadencji (okres od 5 maja 2006 do 4 maja 2009) mandat wygaśnie wraz z dniem zatwierdzenia sprawozdania za 2008 rok (rok 2008 będzie ostatnim pełnym rokiem pełnienia funkcji członka rady nadzorczej), czyli w okresie od 1 stycznie do 30 czerwca 2009 – zależnie od daty odbycia zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2008,


Należy pamiętać, że przepisy dotyczące sposobu odwołania jak i momentu wygaśnięcia mandatu są przepisami ius dispositivum, co oznacza, że umowa spółki może wprowadzić regulacje odmienne a rozwiązanie kodeksowe ma zastosowanie jedynie w momencie gdy umowa spółki milczy w danej kwestii. Oczywiście do wygaśnięcia mandatu dochodzi również w momencie złożenia rezygnacji przez członka rady nadzorczej (stosujemy przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie) jak i jego śmierci. Szczególny charakter ma wygaśnięcie mandatu w sytuacji powoływania członków rady na wspólną kadencje. W przedstawionej sytuacji mandat członka rady powołanego przed upływem kadencji wygasa jednocześnie z wygaśnięciem mandatów pozostałych członków rady, chyba że umowa stanowi inaczej.

Pobierz: wzór oświadczenia o rezygnacji z funkcji członka rady nadzorczej w spółce z o.o.

Kompetencje rady nadzorczej

Zapewne lakoniczne stwierdzenie, że jest to organ nadzoru, nie jest wystarczające dla czytelnika chcącego zgłębić zakres jego obowiązków i uprawnień. Dlatego też, to na kompetencje tego organu zwrócę szczególną uwagę.

Uprawnienia kontrolne i nadzorcze
Kodeks spółek handlowych wprost wskazuje, że rolą rady nadzorczej jest sprawowanie stałego nadzoru nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej funkcjonowania. Ustawa wskazuje również na szczegółowe zadania rady mianowicie:

  • Ocena sprawozdań zarządu, o których mowa w art. 231§2 pkt 1 KSH
  • Ocena wniosków zarządu odnoszących się do podziału zysku i pokrycia strat
  • Składanie z powyższych czynności sprawozdania rocznego na ręce zgromadzenia wspólników.

Pobierz: wzór sprawozdania Rady Nadzorczej z wyników oceny sprawozdania finansowego spółki z o.o.

wzór sprawozdania Rady Nadzorczej z wyników oceny sprawozdania zarządu z działalności spółki z o.o.

wzór sprawozdania Rady Nadzorczej z wyników oceny zarządu dotyczących pokrycia straty za rok obrotowy

Należy jednak pamiętać, że nie jest to katalog zamknięty (numerus clausus) co oznacza, że umowa spółki może regulować kompetencje rady odmiennie z tym, że kompetencje mogą zostać jedynie rozszerzone a nie zawężone, zostały bowiem uregulowane normami semiimperatywnymi, przykładowo można uposażyć radę w prawo do:

  • Ustalania wynagrodzenia zarządu
  • Uchwalania regulaminu zarządu
  • Powoływania ciał doradczych

Regulacja ustawowa wskazuje w jakie kompetencje nadzorcze może zostać wyposażona rada, są to m.in.

  • prawo zawieszania w czynnościach przy zaistnieniu określonych zdarzeń części lub całego składu zarządu
  • możliwość zobowiązania zarządu do uzyskiwania zgody rady na dokonanie określonych w umowie spółki czynności.

Powyżej wymienione uprawnienia zdecydowanie można zaliczyć do uprawnień nadzorczych bowiem w ten sposób oprócz przeprowadzenia oceny działań zarządu, rada może realnie nań wpływać.

Prawo reprezentacji spółki
W szczególnych przypadkach rada może również reprezentować spółkę, z taką sytuacją będziemy mieli do czynienia w przypadku przewidzianym w art. 210 KSH odnoszącym się do reprezentowania spółki w stosunku umownym oraz wynikłym z niego sporze pomiędzy członkiem zarządu a spółką.
Nie możemy jednak zapominać, ze rada nigdy nie będzie miała kompetencji np. do prowadzenia negocjacji z kontrahentami czy istniejącymi w spółce związkami zawodowymi, mimo jej prawa kontaktowania się z nimi w celu chociażby przedstawienia polityki spółki.

Rozdzielenie kompetencji rady nadzorczej i zarządu


Bardzo ważnym jest jednak, że ustawodawca mając na celu wyraźne rozgraniczenie funkcji pełnionych przez radę i zarząd wprowadził zakaz odnoszący się do rady, aby ta nie mogła wydawać zarządowi wiążących poleceń dotyczących prowadzenia spółki. Nie można jednak zapomnieć, że mimo to rada w pewnym stopniu może pośrednio wpływać na politykę zarządu, np. poprzez kształtowanie jego składu osobowego, w przypadku uposażenia jej przez umowę spółki w takie prawo.

Pozostałe uprawnienia

Rada nadzorcza dla skutecznego korzystania ze swych kompetencji została również uposażona w prawo do wglądu w każdy fragment działalności spółki, jej księgi, dokumenty jak i możliwość przeprowadzenia rewizji majątku czy żądania wyjaśnień i sprawozdań nie tylko od członków zarządu, ale też od pozostałych pracowników spółki. Dodatkowo radzie przysługuje w określonych sytuacjach prawo do zwoływania zwyczajnego jak i nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, czy też możliwość zaskarżania uchwał zgromadzenia wspólników. Kończąc ten fragment pragnę zaznaczyć, że kwestia kompetencji rady kształtuje się w pewnym stopniu odmiennie w przypadku powołania komisji rewizyjnej jest to jednak zagadnienie przekraczający potrzeby niniejszego opracowania. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że w wypadku ustanowienia jednego z powyższych organów możliwe jest, na mocy umowy spółki, wyłączenie bądź ograniczenie indywidualnej kontroli sprawowanej przez wspólników.


Posiedzenia i podejmowanie uchwał

Rada nadzorcza co do zasady podejmuje wszelkie decyzje w formie uchwał, które zapadają na posiedzeniach. Dla ważności posiedzenia a co za tym idzie podjętych uchwał, konieczne jest aby na posiedzeniu rady obecna była co najmniej połowa jej członków. Umowa spółki może jednak przewidywać surowsze wymagania odnośnie kworum niezbędnego dla ważności posiedzenia. Dodatkowo koniecznym jest poinformowanie wszystkich członków rady o posiedzeniu.

 

Ustawodawca wprowadza wymóg aby z przebiegu prac na posiedzeniu został sporządzony protokół.

Możliwym jest, chociażby ze względów losowych, że czy to jeden czy większość członków nie może wziąć udziału w posiedzeniu, dlatego też ustawodawca wprowadził pewne uproszczone tryby podejmowania uchwał. Chodzi mianowicie o możliwość podejmowania ich w trybie pisemnym za pośrednictwem innego członka Rady Nadzorczej lub za pośrednictwem środków kontaktu na odległość. W pierwszym przypadku nieobecny oddaje swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka obecnego na posiedzeniu – z wyłączeniem spraw wprowadzonych do porządku obrad w trakcie posiedzenia. Ważność uchwały podejmowanej w powyżej wskazanych  trybach jest zależne od tego czy możliwość ta została przewidziana umową spółki, koniecznym jest również aby każdy z członków został poinformowany uprzednio o projekcje uchwały. Dodatkowo wybór przewodniczącego jak i wiceprzewodniczącego rady, powołanie członka zarządu jak i jego zawieszenie w trybach „specjalnych” jest niedopuszczalne.

Pobierz: wzór protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej spółki z o.o.

Odpowiedzialność członków rady
Niewątpliwie ważnym ze względu na dobro spółki, jest aby rada ponosiła odpowiedzialność za swoje działania. Ustawodawca postanowił więc, że członkowie rady odpowiadają za wszelkie szkody wynikłe ze swej działalności, jeżeli była ona sprzeczna z przepisami prawa, umowy czy też ustanowionego dla niej regulaminu. Należy zauważyć, że ze względu na profesjonalny charakter tego organu, wobec jej członków stosowane są podwyższone kryteria ocenne.

Wynagrodzenie członków rady
Członkowi rady nadzorczej może zostać przyznane wynagrodzenia z tytułu pełnienia funkcji. Wynagrodzenie może zostać przyznane m.in. w formie miesięcznego ryczałtu lub prawa do udziału w wypracowanym przez spółkę zysku. Ustawodawca nie uregulował co prawda wśród przepisów dotyczących spółki z o.o. procedury w jakiej powinno zostać przyznane wynagrodzenie, jednak nie ma przeszkody aby na zasadzie analogii stosować art. 392 KSH dotyczącym wynagrodzenia członka rady nadzorczej w spółce akcyjnej. Zgodnie z powyższym przepisem wynagrodzenie może zostać przyznane na mocy :

  • umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
  • uchwały zgromadzenia wspólników

przy czym należy zastrzec, że jeśli wynagrodzenie zostało ukształtowane jako prawo do udziału w zysku wypracowanym przez spółkę w danym roku obrotowym, to może zostać przyznane jedynie na podstawie uchwały zgromadzenia wspólników.
Wynagrodzenie członka rady nadzorczej podlega opodatkowaniem podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a przychód zaliczany jest do przychodów z działalności wykonywanej osobiście.

Łukasz Schiffer

Spółki24.pl 3 marca 2010 r.

Zobacz też inne artykuły z tego cyklu:

Utwory zawarte w serwisie Spółki24.pl jak i ich części lub fragmenty nie mogą być powielane i rozpowszechniane w jakiejkolwiek formie i w jakikolwiek sposób, w tym w szczególności kopiowane, fotokopiowane, zamieszczane w sieci Internet itp., lub w jakikolwiek inny sposób wykorzystywane na jakichkolwiek polach eksploatacji - bez pisemnej pod rygorem nieważności zgody administratora serwisu Spółki24.pl.W przypadku wykorzystywania w jakikolwiek sposób jakichkolwiek utworów lub ich fragmentów bez stosownej zgody administratora serwisu, administrator zastrzega sobie prawo do dochodzenia wszelkich roszczeń przewidzianych przez obowiązujące przepisy prawa.

 



Twój koszyk jest pusty.

Twoje zamówienia

Płatności obsługuje

Nowości

Wzór wypełnionego formularza KRS-ZL - zmiana prrokurentów I
Wzór wypełnionego formularza KRS-ZL - zmiana prrokurentów I
6,15 PLN
Wzór wypełnionego formularza KRS-ZL - zmiana prrokurenta I
Wzór wypełnionego formularza KRS-ZL - zmiana prrokurenta I
6,15 PLN
----- Account: pp.spolki24.pl -----